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EN Erstgespräch

Von der Anfrage bis zur Rechnung

Prozessautomatisierung und KI als Dienstleistung

Wir übernehmen Abläufe zwischen Ihren Kunden und Ihren Systemen: einrichten, anbinden, betreiben, verbessern. Was mit festen Regeln zuverlässig läuft, automatisieren wir ohne KI. KI setzen wir dort ein, wo sie echten Nutzen bringt.

Erstgespräch vereinbaren
Eingang Belege, Anfragen
eindeutig unklar Regel, ohne KI schnell und sparsam KI liest nur wo nötig Freigabe durch Ihr Team
Im System
Datenschutz von Anfang an nach DSGVO
Ein Vorgang läuft durch eine Weiche. Eindeutige Belege nehmen den Regel-Weg ohne KI: schnell und ressourcenschonend. Nur ein unklarer Vorgang geht über KI, die ihn liest und vorbereitet. Ihr Team gibt frei, dann landet alles im System. Datenschutz nach DSGVO ist von Anfang an Teil der Planung.

Leistungen im Detail

Zu jedem Thema gibt es eine eigene Seite mit allen Einzelheiten.

Was wir übernehmen

Abläufe, die wir für Sie übernehmen

Anfrage, Angebot, Auftrag, Rechnung und Zahlung sind Stationen derselben Kette. Sie geben einen Ablauf ab, wir richten ihn ein und betreiben ihn. Ihr Team gibt frei.

Ressourcenschonend

KI, wo sie hilft. Regeln, wo sie reichen.

Viele Schritte lassen sich ohne KI zuverlässig automatisieren. Das ist schneller, günstiger und braucht weniger Rechenleistung. KI nehmen wir dort, wo Text verstanden werden muss.

Läuft ohne KI, nach festen Regeln

  • Bestellungen als Auftrag ins ERP übernehmen
  • Rechnungen aus dem Auftrag erstellen
  • Zahlungseingänge abgleichen und erinnern
  • Daten zwischen Shop, CRM und Buchhaltung übertragen
  • Termine, Fristen und Wiedervorlagen setzen

Mit KI, wo sie echten Nutzen bringt

  • Mails und Anfragen lesen und sortieren
  • Belege in wechselnden Formaten auslesen
  • Antworten und Angebote als Entwurf schreiben
  • Lange Texte zusammenfassen
  • Abweichungen erkennen und melden

In vielen Abläufen arbeitet beides zusammen: KI liest die Mail, feste Regeln legen den Auftrag an, Ihr Team gibt frei.

Was KI-Agenten vorbereiten

Passt zu Ihren Systemen

Angebunden an ERP, Warenwirtschaft und Buchhaltung

Wir verbinden, was Sie schon haben: Warenwirtschaft, ERP, Buchhaltung, Microsoft 365. Niemand muss umlernen.

Shop Mail
Bestellung Shop oder Mail Lager Bestand prüfen Bestand aktualisiert Lieferschein Rechnung Buchhaltung
Was in einem ERP passiert: Eine Bestellung kommt aus dem Shop oder per Mail. Das Lager prüft den Bestand, ein Lieferschein entsteht, dann die Rechnung, und die Buchhaltung bucht. Am Ende ist der Bestand automatisch aktualisiert.

Wir arbeiten mit dem, was Sie schon nutzen: einem ERP wie JTL-Wawi, Xentral oder SAP Business One, einem Shop auf Shopware 6 oder JTL-Shop, der Händlersoftware im Autohaus oder Ihrer Buchhaltung mit DATEV oder lexoffice. In Microsoft 365 binden wir SharePoint-Listen, Freigaben in Teams und Power Apps für unterwegs an.

Soll ein Shop oder Konfigurator erst entstehen, bauen wir ihn mit. Mehr dazu unter Webdesign und Shops.

Mit welchen Systemen wir arbeiten

Wir binden an, was Sie schon nutzen. Ein neues System empfehlen wir nur, wenn es sich für Sie rechnet. Läuft bei Ihnen etwas anderes, prüfen wir die Schnittstellen im Erstgespräch.

ERP und Warenwirtschaft

  • JTL-Wawi
  • Xentral
  • weclapp
  • SAP Business One
  • Microsoft Dynamics 365 Business Central
  • Odoo

Buchhaltung

  • DATEV
  • lexoffice

CRM

  • HubSpot
  • Microsoft Dynamics 365
  • Pipedrive

Zusammenarbeit

  • Microsoft 365
  • Microsoft Teams
  • SharePoint

DSGVO

Datenschutz ist fester Bestandteil

Jeder Ablauf, den wir einrichten, ist von Anfang an auf Datenschutz ausgelegt. Nicht als Zusatz am Ende, sondern im Entwurf.

Messbar besser

Vorher 3 Tage, heute 4 Minuten

Wir messen vorher und nachher. So sieht das bei einem Autohaus aus, bei dem Angebot, Auftrag und Rechnung automatisch entstehen.

Vorher

3 Tage und 5 Beteiligte für ein Angebot

  • Angaben abtippen
  • Mails weiterleiten
  • Nachfragen, bis alles stimmt

Heute

4 Minuten bis das Angebot fertig ist

  • Angebot fertig kalkuliert
  • Auftrag direkt im System
  • Rechnung entsteht automatisch

Beispiele aus Ihrer Branche

Ihre Branche ist nicht dabei? Wir arbeiten für alle Unternehmen. Gespräch vereinbaren

Vom Betrieb mit drei Leuten bis zur Unternehmensgruppe

Auch kleine Teams lassen sich stark automatisieren. Wir starten mit dem einen Ablauf, der Sie heute am meisten Zeit kostet, und übernehmen weitere, sobald er nachweisbar Zeit spart.

Ablauf

So übernehmen wir einen Ablauf

Erste Ergebnisse sehen Sie nach vier Wochen ab Projektstart. Danach betreiben wir den Ablauf und verbessern ihn laufend.

  1. 30 Minuten

    Ablauf auswählen

    Im Erstgespräch finden wir den Ablauf, der heute die meisten Stunden kostet. Dann messen wir, wie lange er dauert und wer beteiligt ist.

    Vorher gemessen

  2. Ab Projektstart

    Einrichten und anbinden

    Wir richten den Ablauf ein und binden ihn an Ihr ERP, Ihre Warenwirtschaft oder Ihre Buchhaltung an. Erste Ergebnisse sehen Sie nach vier Wochen.

    Erste Ergebnisse nach 4 Wochen

  3. Laufend

    Betreiben

    Wir betreiben und überwachen den Ablauf. Ihr Team sieht das Ergebnis und gibt frei, wo es nötig ist.

    Läuft im Alltag

  4. Laufend

    Verbessern

    Wir messen nachher, vergleichen und verbessern. Spart der Ablauf nachweisbar Zeit, übernehmen wir den nächsten.

    Nachher gemessen

Unser Ablauf im Detail Hosting und Betrieb

Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung

Was heißt Automatisierung als Dienstleistung?

Sie geben einen Ablauf an uns ab, zum Beispiel Angebote oder Eingangsrechnungen. Wir richten ihn ein, binden ihn an Ihre Systeme an, betreiben ihn und verbessern ihn laufend. Ihr Team sieht das Ergebnis und gibt frei, wo es nötig ist. Die Einrichtung gibt es zum Festpreis, den Betrieb zu einer festen monatlichen Pauschale.

Müssen wir dafür unser ERP oder unsere Warenwirtschaft ersetzen?

Nein. Ihr ERP, Ihre Warenwirtschaft und Ihre Buchhaltung bleiben, die Daten fließen künftig automatisch dazwischen. Ein Systemwechsel ist eine eigene Entscheidung, die sich für sich rechnen muss.

Mit welchen ERP-Systemen arbeiten Sie?

Mit den gängigen Systemen im Mittelstand, zum Beispiel JTL-Wawi, Xentral, weclapp, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Odoo. Dazu Buchhaltung mit DATEV oder lexoffice, CRM wie HubSpot, Microsoft Dynamics 365 oder Pipedrive und Microsoft 365. Läuft bei Ihnen etwas anderes, prüfen wir die Schnittstellen im Erstgespräch.

Wie schnell sehen wir Ergebnisse?

Erste Ergebnisse sehen Sie nach vier Wochen ab Projektstart. Wir beginnen mit dem Ablauf, der heute die meisten Stunden kostet, und übernehmen den nächsten, sobald der erste nachweisbar Zeit spart.

Geht etwas raus, ohne dass jemand draufschaut?

Nur wenn Sie das wollen. In der Grundeinstellung bereitet der Ablauf vor und ein Mensch gibt frei, bei Angeboten, Rechnungen und Buchungen. Welche Daten woher kamen und wer was wann freigegeben hat, steht im Protokoll.

Setzen Sie für jeden Ablauf KI ein?

Nein. Was mit festen Regeln zuverlässig läuft, automatisieren wir ohne KI: Kommt eine Bestellung, entsteht ein Auftrag. Das ist schneller, günstiger und braucht weniger Rechenleistung. KI setzen wir dort ein, wo Text verstanden werden muss, etwa bei Mails oder Belegen in wechselnden Formaten. In vielen Abläufen arbeitet beides zusammen.

Wie steht es um den Datenschutz?

Datenschutz nach DSGVO ist fester Bestandteil jedes Ablaufs. Wir verarbeiten nur die Daten, die der Ablauf braucht, schließen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und halten fest, wer was wann freigegeben hat. Ihre Kundendaten trainieren keine fremden KI-Modelle.

Welchen Ablauf geben Sie zuerst ab?

Im Erstgespräch finden wir den Ablauf, der Sie die meiste Zeit kostet, und zeigen, wie wir ihn übernehmen. Dreißig Minuten, unverbindlich.

Erstgespräch vereinbaren +49 40 30711749
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